Nowa spółka ma 90 dni na zgłoszenie UBO. To obowiązkowa formalność

Założenie spółki to dopiero początek formalności. Po rejestracji przedsiębiorcy muszą pamiętać o zgłoszeniu beneficjenta rzeczywistego (Ultimate Beneficial Owner – UBO) do elektronicznego rejestru. Na dopełnienie tego obowiązku przewidziano 90 dni od dnia wpisu spółki do rejestru.

Brak zgłoszenia lub niedopełnienie późniejszych obowiązków może prowadzić do sankcji finansowych oraz utrudnień w kontaktach z bankami i innymi instytucjami.

Czym jest rejestr UBO?

Rejestr UBO (Ultimate Beneficial Owner Register) służy do identyfikacji osób, które faktycznie sprawują kontrolę nad spółką lub czerpią z niej korzyści. Obowiązek zgłaszania beneficjentów rzeczywistych wynika z przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) oraz finansowaniu terroryzmu.

Dla większości nowo utworzonych spółek jest to jedna z pierwszych formalności po uzyskaniu numeru rejestracyjnego (HE Number).

Jak zgłosić beneficjenta rzeczywistego?

Procedura składa się z kilku etapów.

Najpierw należy utworzyć profil organizacji w systemie CY Login, który umożliwia korzystanie z elektronicznych usług administracji. Następnie profil musi zostać zweryfikowany i powiązany z daną spółką.

Dopiero po zakończeniu autoryzacji możliwe jest zalogowanie do systemu UBO Register i przekazanie informacji o beneficjencie rzeczywistym.

Na wykonanie całej procedury spółka ma 90 dni od dnia rejestracji.

Nie warto odkładać formalności

Choć termin wydaje się długi, warto rozpocząć procedurę możliwie szybko. Założenie oraz autoryzacja profilu w systemie CY Login mogą zająć dodatkowy czas, co w praktyce skraca okres pozostający na złożenie zgłoszenia.

Wcześniejsze dopełnienie formalności pozwala również uniknąć problemów podczas załatwiania kolejnych spraw związanych z działalnością spółki.

Dlaczego zgłoszenie UBO jest ważne?

Informacje znajdujące się w rejestrze UBO są wykorzystywane przez banki i instytucje finansowe w ramach procedur AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy) oraz KYC (Know Your Customer – poznaj swojego klienta).

Aktualne dane mogą mieć znaczenie między innymi podczas:

• otwierania rachunku bankowego dla spółki,
• korzystania z usług finansowych,
• weryfikacji prowadzonej przez kontrahentów,
• kontroli wykonywanych przez audytorów i doradców.

Brak aktualnych danych może wydłużyć niektóre procedury lub utrudnić ich przeprowadzenie.

Obowiązek nie kończy się na pierwszym zgłoszeniu

Wpis do rejestru UBO nie jest jednorazową czynnością.

Każda spółka ma obowiązek corocznie potwierdzać aktualność danych, nawet jeśli struktura właścicielska nie uległa zmianie. Dodatkowo wszelkie zmiany dotyczące beneficjenta rzeczywistego, udziałowców lub struktury własności powinny zostać zgłoszone zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Za niedopełnienie obowiązków grożą kary

Przepisy przewidują możliwość nakładania sankcji finansowych za niewywiązanie się z obowiązków związanych z rejestrem UBO. Wysokość kar zależy od charakteru oraz okresu naruszenia.

Dlatego przedsiębiorcy powinni pamiętać nie tylko o pierwszym zgłoszeniu, ale również o terminowym aktualizowaniu danych.

FAQ

Ile czasu ma nowa spółka na zgłoszenie UBO?

Nowo zarejestrowana spółka powinna zgłosić beneficjenta rzeczywistego w ciągu 90 dni od dnia rejestracji.

Czy zgłoszenie UBO wykonuje się tylko raz?

Nie. Spółki mają obowiązek corocznego potwierdzania aktualności danych oraz zgłaszania każdej zmiany dotyczącej beneficjenta rzeczywistego.

Materiał opracowano na podstawie informacji Ministerstwa Energii, Handlu i Przemysłu oraz oficjalnych zasad funkcjonowania systemów CY Login i UBO Register.